Управление запросами на электронную почту и контроль сроков по поставленным задачам

Создание задачи из e-mail - Битрикс24   
Ваша организация получает много обращений в электронных письмах и необходимо эффективно распределять задачи и предоставлять ответы в установленные сроки?

Далее в статье разберем, как наладить процесс управления задачами и не нарушить регламент с помощью функционала Битрикс24.

Оставьте контакты, и мы свяжемся с вами для настройки системы!

Решение для управления задачами по e-mail запросам и обращениям


Предложенное решение позволит повысить эффективность коммуникаций в государственной организации или на предприятии с повышенными требованиями к срокам предоставления запросов от контролирующих органов.

Управление задачами и контроль сроков ответов на электронные письма

В эпоху информационных технологий многие компании, как государственные и бюджетные учреждения, так и частные фирмы и смешанные организации, перешли на сбор обращений и запросов граждан и других компаний по электронной почте, или e-mail. Этот способ получения запросов ускоряет работу и сокращает время решения вопроса из обращения, в отличие от получения бумажного носителя и его регистрации в различных системах. 

Однако, давать ответы на электронные письма необходимо в установленные сроки, которые определяются на законодательном уровне или по уставу компании и иным регламентирующим документам. В таком случае ответственному сотруднику необходимо получить письмо, а руководителю или ответственному менеджеру проконтролировать решение вопроса и своевременность ответа - в этом как раз поможет инструмент Битрикс24.

Пример ситуации с электронным обращением и созданием задачи

Для примера рассмотрим компанию, которая получает запросы по разным тематикам от граждан и других организаций на электронную почту. Предполагаем, что в компании выделен сотрудник, в обязанности которого входит:
  • мониторинг новых почтовых сообщений
  • создание задачи из письма электронной почты ответственным сотрудникам
  • управление и контроль сроков выполнения задач и предоставления ответов на полученные запросы

Решение для получения обращений на электронную почту

Предлагаемое решение предусматривает настройку получения электронной почты с официального почтового ящика организации. То есть перед менеджером из нашего примера открываются все входящие сообщения почты, которые он может отметить, например, как спам, или увидеть иконку CRM, означающую, что отправитель письма уже занесен в клиентскую базу. 
Если по письму уже поставлена задача, то информация о задаче отобразится в таблице с письмами в правом столбце.

Получение обращений граждан и создание задачи на основе электронного письма

При переходе в карточку этой компании видно всю историю взаимодействия с данным клиентом, прикрепленные контакты, контактные лиц, историю переписки, звонки и так далее. Можно из карточки ответить на обращение клиента по электронной почте, так как в рассматриваемом инструменте встроен почтовый сервис. 

Ответ на e-mail из карточки клиента

Создание задачи исполнителю на основании входящего письма

Создание задачи из письма электронной почты

Менеджер получил запрос на электронную почту - обращение граждан или компании - обычное письмо: тема, содержание, вложенные файлы. 
Менеджер нажимает кнопку "Поставить задачу", рассматриваемый инструмент автоматически создает форму задачи с прикрепленной информацией и вложениями из полученного обращения, менеджеру остается только оформить задачу и управлять задачей:
  • название задачи
  • описание задачи
  • ответственный сотрудник за задачу
  • наблюдатели, которые могут контролировать сроки выполнения задач, а также следить за сроками ответов на запросы
  • крайний срок выполнения задачи, который и будет сигнализировать установленные законом или регламентами сроки ответов на обращения
Таким образом, ответственные за выполнение задачи сотрудники могут не иметь доступа к электронной почте компании, а сразу приступать к выполнению поставленных задач. 

Контроль сроков выполения задач

Ниже представлен отбор по задачам одного ответственного сотрудника. Красным выделены просроченные задачи, зеленым - которые сейчас находятся на стадии выполнения, и по ним также стоит срок. Серым обозначены задачи, поставленные на паузу. То есть у каждой задачи есть стадии исполнения и ожидания.

Контроль сроков задач для ответа на обращение граждан, компаний или гос организаций

Когда сотрудник приступает к выполнению задачи, он нажимает кнопку "Начать учет моего времени", и наблюдатели и постановщики видят, что над задачей идет работа, и могут осуществлять контроль сроков задач. Если задача выполнена и можно предоставить ответ на электронное обращение, сотрудник завершает задачу. Если поставленная задача занимает длительный промежуток времени у сотрудника, то можно переключиться в диаграмму Ганта и оценить временные затраты на выполнение. 

Отчеты по задачам из электронных писем

В предлагаемом решении по задачам можно построить отчеты, например, по конкретной организации или какие задачи выполняются в этом месяце. Руководитель по таким отчетам может видеть, какие задачи завершены, а по каким горят сроки ответов и требуется приложить больше трудозатрат для решения вопроса.

  Закажите решение по обработке входящей почты и контролю сроков предоставления ответов и решений под ключ!

Для этого заполните заявку, мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки.



Как заказать сайт или интернет-магазин?

Наши менеджеры готовы Вам помочь и ответить на все возникшие у Вас вопросы.
Позвоните по номеру:

+7 (831) 281-58-11

Или заполните форму, и мы обязательно с Вами свяжемся:

Защита от автоматического заполнения