Мои документы для Битрикс24
- Не требует обучения
- Использует файлы Битрикс24
- Можно доработать под вас
Вам нужно установить приложение Мои документы если нужно:
- Присваивать номера документам
- Хранить реестр
- Фиксировать ответственных
- Вести документооборот
- Выполнять поиск по номеру, пользователю, клиенту
Ссылки для скачивания приложений (кликните на ссылку для перехода на страницу установки):
Приложение Мои документы
Для чего нужно приложение Мои документы?
В Битрикс24 вы получаете удобный и мощный механизм по управлению файлами и документами.
Но, есть одно упущение - Битрикс24 не умеет нумеровать документы. Документ это любой значимый документ для организации, нумерация которого доступны только в ручном режиме. Например, входящие и исходящие письма, которые создаются просто в редакторе.
Приложение Мои документы решает такую задачу.
Одно нажатие - и вашему документу присваивается номер , сохраняется тип (например, договор или исходящее) и запись попадает в реестр.
Как работает приложение Мои документы
Для вашего удобства мы записали видео о функционале нашего приложения. Видео ответит на вопросы:
- куда нажимать, чтобы зарегистрировать документ?
- как работает нумерация?
- как добавить типы и статусы документов?
- как выполнить поиск документов?
Ведение реестра документов
Приложение просто даёт инструмент по нумерации и упорядочиванию ваших документов.
Присвоить номер очень просто - заполнить реквизиты документа, выбрать файл - и документ попадет в реестр со следующим номером.
Нумерация ведётся сквозным образом (плюс 1) с префиксом по каждому типу документов.
Всего заложены следующие типы документов:
- договор
- доверенность
- приказ
- входящее письмо
- исходящее письмо
- прочее
Если у вас возникает необходимость изменить нумерацию (сделать сброс в начале года или восстановить последовательность)
то достаточно указать текущий номер в соответствующем поле.
В новой версии приложения мы сделали самое ожидаемую доработку для всех пользователей первой версии - добавление новых типов документов , новых префиксов, новых статусов. В ближайшее время мы впустим версию, в которой можно добавить любое новое поле в карточку клиента, например комментарий, дату или сущность в CRM.
Статусы документов
- Новый
- В работе
- Завершен
- В архиве
Сотрудники компании используют приложение для регистрации своих документов. В случае, если секретарь (или специалист по делопроизводству) должен каким-то образом провести регистрацию документа, то ему устанавливается статус "В работе".
Например, секретарь должен определить физический бумажный документ в соответствующий раздел архива. После этого установить статус "В архиве".
Таким образом, сотрудник, ответственный за документооборот, сможет всегда контролировать какие документы нужно получить от соответствующего сотрудника с помощью фильтра.
Поиск в приложении
Кроме регистрации и ведения реестра, вы можете искать документ в реестре.
В Битрикс24 вы можете искать любой документ по названию, а мы предоставляем удобство поиска по номеру, по типу документа и например по клиенту, к которому привязан документ.
Установка приложения
Вы можете использовать приложение Мои документы на портале Битрикс24. Установить приложение на свой портал можно по ссылке.
Инструкция по установке приложения Мои документы.
Обращаем ваше внимание, что устанавливать приложения на портал могут сотрудники с правами Администратор.
Нажмите на кнопку "Установить" и в появившемся окне введите адрес своего портала Битрикс24. Нажмите кнопку "Продолжить".
Далее вы попадете в свой портал на страницу приложения, где нажмите кнопку "Установить". Во всплывающем окне нужно ознакомиться и принять условия лицензионного соглашения и политики конфиденциальности и нажать кнопку "Установить".
Итак, в приложении "Мои документы" вы ведёте реестр всех значимых документов в вашей компании, используете автоматическую нумерацию в формате "префикс + следующий числовой номер", вы можете искать любой документ по номеру, по пользователю или по клиенту. Вы можете назначать разные статусы для документов и передавать документы от одного пользователю другому. Вы работаете с документами в Битрикс24 так как вам удобно, главное, чтобы вы имели доступ к документу на уровню файла. Приложение Мои документы позволит вам в кратчайшие сроки навести порядок в ваших документах, знать кто за них отвечает и в каком состоянии они находятся.
Устанавливайте приложение Мои документы и повышайте эффективность в вашем документообороте!
