Мои документы для Битрикс24

лого мои документы_1_1.jpg

  Приложение Мои документы - удобный и мощный механизм по управлению файлами и документами, который умеет нумеровать документы и вести их реестр.
  • Не требует обучения
  • Использует файлы Битрикс24
  • Можно доработать под вас
 

Вам нужно установить приложение Мои документы если нужно:

  • Присваивать номера документам
  • Хранить реестр
  • Фиксировать ответственных
  • Вести документооборот
  • Выполнять поиск по номеру, пользователю, клиенту

Ссылки для скачивания приложений (кликните на ссылку для перехода на страницу установки):

Приложение Мои документы


Для чего нужно приложение Мои документы?

В Битрикс24 вы получаете удобный и мощный механизм по управлению файлами и документами.
Но, есть одно упущение - Битрикс24 не умеет нумеровать документы. Документ это любой значимый документ для организации, нумерация которого доступны только в ручном режиме. Например, входящие и исходящие письма, которые создаются просто в редакторе.
Приложение Мои документы решает такую задачу.
Одно нажатие - и вашему документу присваивается номер , сохраняется тип (например, договор или исходящее) и запись попадает в реестр.


приложение Мои документы для Битрикс24

Как работает приложение Мои документы

Для вашего удобства мы записали видео о функционале нашего приложения. Видео ответит на вопросы:

  • куда нажимать, чтобы зарегистрировать документ?
  • как работает нумерация?
  • как добавить типы и статусы документов?
  • как выполнить поиск документов?

Ведение реестра документов

Вы храните свои файлы (письма, приказы, договора, доверенности) как и раньше на дисках Битрикс24.

хранение документов на общем диске Битрикс24

Приложение просто даёт инструмент по нумерации и упорядочиванию ваших документов.

Присвоить номер очень просто - заполнить реквизиты документа, выбрать файл - и документ попадет в реестр со следующим номером.

Мои документы


Нумерация ведётся сквозным образом (плюс 1) с префиксом по каждому типу документов. 
Всего заложены следующие типы документов:
  • договор
  • доверенность
  • приказ
  • входящее письмо
  • исходящее письмо
  • прочее

типы документов в приложении Мои документы

Если у вас возникает необходимость изменить нумерацию (сделать сброс в начале года или восстановить последовательность)
то достаточно указать текущий номер в соответствующем поле.

настройка префиксов в приложении мои документы

В новой версии приложения мы сделали самое ожидаемую доработку для всех пользователей первой версии - добавление новых типов документов, новых префиксов, новых статусов.

  Статусы документов

Приложение реализует простейший механизм документооборота. Для этого каждому документу можно установить один из следующих статусов:
  • Новый
  • В работе
  • Завершен
  • В архиве

Статусы документов в приложении

Приведём кейс как использовать эти статусы.

Сотрудники компании используют приложение для регистрации своих документов. В случае, если секретарь (или специалист по делопроизводству) должен каким-то образом провести регистрацию документа, то ему устанавливается статус "В работе".
Например, секретарь должен определить физический бумажный документ в соответствующий раздел архива. После этого установить статус "В архиве".

Таким образом, сотрудник, ответственный за документооборот, сможет всегда контролировать какие документы нужно получить от соответствующего сотрудника с помощью фильтра.

Поиск в приложении

Кроме регистрации и ведения реестра, вы можете искать документ в реестре. 

В Битрикс24 вы можете искать любой документ по названию, а мы предоставляем удобство поиска по номеру, по типу документа и например по клиенту, к которому привязан документ.

поиск записей в приложении Мои документы

Установка приложения

Вы можете использовать приложение Мои документы на портале Битрикс24. Установить приложение на свой портал можно по ссылке. Для установки приложения у вас должна быть активная подписка на Маркет24.


Инструкция по установке приложения Мои документы.

Обращаем ваше внимание, что устанавливать приложения на портал могут сотрудники с правами Администратор.

Нажмите на кнопку "Установить" и в появившемся окне введите адрес своего портала Битрикс24. Нажмите кнопку "Продолжить".

Установка приложения Мои документы


Далее вы попадете в свой портал на страницу приложения, где нажмите кнопку "Установить". Во всплывающем окне нужно ознакомиться и принять условия лицензионного соглашения и политики конфиденциальности и нажать кнопку "Установить".



Итак, в приложении "Мои документы" вы ведёте реестр всех значимых документов в вашей компании, используете автоматическую нумерацию в формате "префикс + следующий числовой номер", вы можете искать любой документ по номеру, по пользователю или по клиенту. Вы можете назначать разные статусы для документов и передавать документы от одного пользователю другому. Вы работаете с документами в Битрикс24 так как вам удобно, главное, чтобы вы имели доступ к документу на уровню файла. Приложение Мои документы позволит вам в кратчайшие сроки навести порядок в ваших документах, знать кто за них отвечает и в каком состоянии они находятся.

Устанавливайте приложение Мои документы и повышайте эффективность в вашем документообороте!



Как заказать сайт или интернет-магазин?

Наши менеджеры готовы Вам помочь и ответить на все возникшие у Вас вопросы.
Позвоните по номеру:

+7 (831) 231-23-24

Или заполните форму, и мы обязательно с Вами свяжемся: