Мои документы для Битрикс24

лого мои документы_1_1.jpg

 

Приложение Мои документы - удобный и мощный механизм по управлению файлами и документами, который умеет нумеровать документы и вести их реестр.

  • Бесплатно
  • Не требует обучения
  • Использует файлы Битрикс24
  • Можно доработать под вас
 

Вам нужно установить бесплатное приложение Мои документы если нужно:

  • Присваивать номера документам
  • Хранить реестр
  • Фиксировать ответственных
  • Вести документооборот

Ссылки для скачивания приложений (кликните на ссылку для перехода на страницу установки):

Приложение Мои документы (нумерация и реестр)

Дополнительный Чат-бот Мои документы

Для чего нужно приложение Мои документы?

В Битрикс24 вы получаете удобный и мощный механизм по управлению файлами и документами.
Но, есть одно упущение - Битрикс24 не умеет нумеровать документы. Документ это любой значимый документ для организации, нумерация которого доступны только в ручном режиме. Например, входящие и исходящие письма, которые создаются просто в редакторе.
Приложение Мои документы решает такую задачу.
Одно нажатие - и вашему документу присваивается номер , сохраняется тип (например, договор или исходящее) и запись попадает в реестр.


приложение Мои документы для Битрикс24

Как работает приложение Мои документы

Для вашего удобства мы записали видео о функционале нашего приложения. Видео ответит на вопросы:

  • куда нажимать, чтобы зарегистрировать документ?
  • как работает нумерация?
  • какой функционал у чат-бота?
  • как менять статусы документов?
  • и что делать, если мне необходимо что-то добавить или изменить в приложении?

Ведение реестра документов

Вы храните свои файлы (письма, приказы, договора, доверенности) как и раньше на дисках Битрикс24.
Приложение просто даёт инструмент по нумерации и упорядочиванию ваших документов.

Присвоить номер очень просто - заполнить реквизиты документа, выбрать файл - и документ попадет в реестр со следующим номером.

Приложение для Б24 Мои документы


Нумерация ведётся сквозным образом (плюс 1) с префиксом по каждому типу документов. 
Всего заложены следующие типы документов:
  • договор
  • доверенность
  • приказ
  • входящее письмо
  • исходящее письмо

Если вам требуется добавить свои типы документов - свяжитесь с нами и мы добавим любые новые типы.

Если у вас возникает необходимость изменить нумерацию (сделать сброс в начале года или восстановить последовательность)
то достаточно указать текущий номер в соответствующем поле.

  Статусы документов

Приложение реализует простейший механизм документооборота. Для этого каждому документу можно установить один из следующих статусов:
  • Новый
  • В работе
  • Завершен
Приведём кейс как использовать эти статусы.

Сотрудники компании используют приложение для регистрации своих документов. В случае, если секретарь (или специалист по делопроизводству) должен каким-то образом провести регистрацию документа, то ему устанавливается статус "В работе".
Например, секретарь должен определить физический бумажный документ в соответствующий раздел архива. После этого установить статус "Завершен".

Таким образом, сотрудник, ответственный за документооборот, сможет всегда контролировать какие документы нужно получить от соответствующего сотрудника с помощью фильтра.

Установка приложения

Вы можете использовать приложение Мои документы на портале Битрикс24. Установить приложение на свой портал можно по ссылке.


Инструкция по установке приложения Мои документы.

Обращаем ваше внимание, что устанавливать приложения на портал могут сотрудники с правами Администратор.

Нажмите на кнопку "Установить" и в появившемся окне введите адрес своего портала Битрикс24. Нажмите кнопку "Продолжить".

Мои документы


Далее вы попадете в свой портал на страницу приложения, где нажмите кнопку "Установить". Во всплывающем окне нужно ознакомиться и принять условия лицензионного соглашения и политики конфиденциальности и нажать кнопку "Установить".


Установка приложения Мои документы

Чат-бот Мои документы

Для удобства работы с документами мы создали для Вас чат-бота, который всегда быстро поможет в Вашем Битрикс24 Desktop, просто найдите его среди чатов.

Поиск чат-бота в чатах

Все возможности чат-бота можно посмотреть, набрав "слеш" - / или команду " /help ".

Функционал бота мои документыФункционал бота мои документы через команду

Через бота "Мои документы" можно не только просматривать новые, в работе и другие зарегистрированные документы через команду, а также осуществлять поиск файлов по номеру документа или части названия.

Поиск в чат-боте мои документы

А теперь представьте, вам нужно добавить несколько приказов, договоров и, например, исходящих писем, все они хранятся на вашем компьютере в файлах. Как ускорить процесс добавления, чтобы каждый раз не вводить данные в приложении на портале?

Просто оперативно загрузите их через чат-бота "Мои документы"! Прикрепляете к пустому сообщению файл, и бот сам определяет, что вам нужно добавить документ в реестр, и предлагает выбор, в какой тип документа создать? Попробуйте, и вы забудете о волоките по добавлению нескольких файлов.

Загрузка файлов в реестр через чат-бот Мои документы

Доработка приложения



Что делать, если нужно больше разных статусов документов?

Данное приложение предлагается в ознакомительных целях, но вы можете использовать его в полной мере.
Скорее всего, вам потребуются функции, специфичные для вашей организации. Мы готовы выпустить для вас персональное приложение с любыми доработками.

Можно рассмотреть такие направления развития:

  • создание новых статусов документов
  • создание новых типов документов
  • добавление дополнительных полей в карточку документов
  • настройка уведомлений и бизнес-процессов
  • доработка функций поиска и фильтрации
Закажите любые доработки приложения Мои документы, заполните форму заявки.



Как заказать сайт или интернет-магазин?

Наши менеджеры готовы Вам помочь и ответить на все возникшие у Вас вопросы.
Позвоните по номеру:

+7 (831) 281-58-11

Или заполните форму, и мы обязательно с Вами свяжемся: