Мои документы для Битрикс24
- Не требует обучения
- Использует файлы Битрикс24
- Можно доработать под вас
Вам нужно установить приложение Мои документы если нужно:
- Присваивать номера документам
- Хранить реестр
- Фиксировать ответственных
- Вести документооборот
- Выполнять поиск по номеру, пользователю, клиенту
Установить приложение Мои документы для Битрикс24
Для чего нужно приложение Мои документы?
В Битрикс24 вы получаете удобный и мощный механизм по управлению файлами и документами.
Но, есть одно упущение - Битрикс24 не умеет нумеровать документы. Документ это любой значимый документ для организации, нумерация которого доступны только в ручном режиме. Например, входящие и исходящие письма, которые создаются просто в редакторе.
Приложение Мои документы решает такую задачу.
Одно нажатие - и вашему документу присваивается номер , сохраняется тип (например, договор или исходящее) и запись попадает в реестр.
Как работает приложение Мои документы
Для вашего удобства мы записали видео о функционале нашего приложения. Видео ответит на вопросы:
- куда нажимать, чтобы зарегистрировать документ?
- как работает нумерация?
- как добавить типы и статусы документов?
- как выполнить поиск документов?
Ведение реестра документов
Присвоить номер очень просто - заполнить реквизиты документа, выбрать файл - и документ попадет в реестр со следующим номером.
Нумерация ведётся сквозным образом (плюс 1) с префиксом по каждому типу документов.
Всего заложены следующие типы документов:
- договор
- доверенность
- приказ
- входящее письмо
- исходящее письмо
- прочее
то достаточно указать текущий номер в соответствующем поле.
Статусы документов
- Новый
- В работе
- Завершен
- В архиве
Сотрудники компании используют приложение для регистрации своих документов. В случае, если секретарь (или специалист по делопроизводству) должен каким-то образом провести регистрацию документа, то ему устанавливается статус "В работе".
Например, секретарь должен определить физический бумажный документ в соответствующий раздел архива. После этого установить статус "В архиве".
Таким образом, сотрудник, ответственный за документооборот, сможет всегда контролировать какие документы нужно получить от соответствующего сотрудника с помощью фильтра.
Поиск в приложении
Кроме регистрации и ведения реестра, вы можете искать документ в реестре.
В Битрикс24 вы можете искать любой документ по названию, а мы предоставляем удобство поиска по номеру, по типу документа и например по клиенту, к которому привязан документ.
Установка приложения
Вы можете использовать приложение Мои документы на портале Битрикс24. Установить приложение на свой портал можно по ссылке. Для установки приложения у вас должна быть активная подписка на Маркет24.
Инструкция по установке приложения Мои документы.
Обращаем ваше внимание, что устанавливать приложения на портал могут сотрудники с правами Администратор.
Нажмите на кнопку "Установить" и в появившемся окне введите адрес своего портала Битрикс24. Нажмите кнопку "Продолжить".
Далее вы попадете в свой портал на страницу приложения, где нажмите кнопку "Установить". Во всплывающем окне нужно ознакомиться и принять условия лицензионного соглашения и политики конфиденциальности и нажать кнопку "Установить".
Итак, в приложении "Мои документы" вы ведёте реестр всех значимых документов в вашей компании, используете автоматическую нумерацию в формате "префикс + следующий числовой номер", вы можете искать любой документ по номеру, по пользователю или по клиенту. Вы можете назначать разные статусы для документов и передавать документы от одного пользователю другому. Вы работаете с документами в Битрикс24 так как вам удобно, главное, чтобы вы имели доступ к документу на уровню файла. Приложение Мои документы позволит вам в кратчайшие сроки навести порядок в ваших документах, знать кто за них отвечает и в каком состоянии они находятся.
Устанавливайте приложение Мои документы и повышайте эффективность в вашем документообороте!
